Doran Corporate – Sebelum masuk ke pembahasan tentang cara menggunakan Microsoft Teams, Anda harus tahu bahwa Microsoft Teams adalah ruang kerja kolaboratif yang mengintegrasikan percakapan, rapat, panggilan, berbagi file, hingga aplikasi kerja dalam satu tempat sehingga komunikasi tidak lagi tercecer di email. Dengan kanal yang bisa diatur berdasarkan topik, seluruh riwayat diskusi dan dokumen tersusun rapi serta memudahkan onboarding anggota baru, karena cukup meninjau arsip yang sudah terdokumentasi.
Cara Menggunakan Microsoft Teams
Mungkin kebanyakan orang lebih familiar dengan Zoom untuk penggunaan aplikasi meeting online. Namun sebenarnya, masih ada banyak aplikasi lainnya yang bisa Anda gunakan. Nah, berikut ini cara menggunakan Microsoft Teams yang bisa dicoba oleh para pemula.
1. Buka di Desktop atau Mobile
Microsoft Teams bisa dibuka langsung lewat peramban dengan masuk menggunakan akun Microsoft 365 sehingga praktis ketika menggunakan komputer umum. Untuk pengalaman yang lebih stabil, pengguna disarankan memasang aplikasi desktop di Windows atau macOS karena pengaturan audio, video, dan efek latar berjalan lebih mulus.
Saat bepergian, aplikasi dapat Anda unduh di iOS maupun Android, memungkinkan tetap terhubung tanpa hambatan. Semua percakapan, file, dan jadwal akan tersinkron otomatis sehingga perpindahan perangkat tidak membuat konteks hilang. Agar fokus tetap terjaga, notifikasi di ponsel dapat diatur supaya hanya pemberitahuan penting yang muncul.
2. Pelajari Antarmuka Teams Pertama Kali
Setelah masuk ke Teams, Anda akan melihat bilah sisi kiri yang berisi pintasan menuju Activity, Chat, Teams, Calendar, Calls, dan Files. Urutan ikon tersebut dapat digeser agar menu yang paling penting selalu berada di posisi atas. Di bagian atas layar terdapat kotak perintah yang memudahkan pencarian cepat untuk pesan, file, orang, maupun kanal.
Panel utama akan menampilkan daftar tim serta kanal aktif, sementara tim yang dianggap prioritas bisa disematkan agar mudah diakses tanpa perlu menggulir panjang. Dengan rutin membuka tab Activity, Anda dapat memantau sebutan, balasan, dan undangan rapat sehingga tidak ada informasi penting yang terlewat.
3. Membuat Tim Baru dan Mengundang Anggota
Membuat tim baru di Microsoft Teams hanya memerlukan beberapa langkah sederhana. Anda dapat memberikan nama yang jelas beserta deskripsi singkat agar tujuan tim segera dipahami. Selanjutnya, tentukan tingkat privasi apakah publik untuk seluruh organisasi atau privat hanya untuk undangan tertentu.
Anggota dapat ditambahkan langsung dari direktori internal atau melalui undangan email jika kolaborasi lintas organisasi diperlukan. Jangan lupa menetapkan peran pemilik dan anggota sejak awal sehingga pengaturan izin tetap terkendali. Dengan struktur yang rapi sejak hari pertama, Anda akan menghemat banyak waktu ketika tim semakin berkembang.
Baca juga: Cara Menggunakan Background di Zoom: Ubah Tampilan Meeting Jadi Lebih Menarik!
4. Mengelola Kanal dan Menulis Postingan dengan Efektif
Agar diskusi lebih fokus, buatlah kanal terpisah untuk setiap topik, misalnya kanal General untuk pengumuman umum dan kanal lain untuk proyek atau tahapan kerja tertentu. Setiap kanal memiliki tab Posts untuk percakapan beruntai dan tab Files untuk berbagi dokumen, serta dapat ditambahkan tab lain seperti OneNote atau Planner agar alat kerja yang relevan terkumpul di satu tempat.
Saat menulis postingan, gunakan editor format supaya pesan lebih terstruktur, tambahkan judul singkat, pisahkan paragraf, dan tebalkan poin penting agar mudah dipindai. Sebutan dengan tanda at membantu menarik perhatian rekan tertentu, sedangkan balasan dalam utas menjaga diskusi tetap rapi. Di akhir pesan, sertakan ringkasan keputusan dan tindak lanjut sehingga arah pembahasan cepat dipahami oleh semua anggota tim.
5. Komunikasi, Rapat, dan Kolaborasi di Microsoft Teams
Microsoft Teams menyediakan berbagai cara untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara efisien. Selain percakapan di kanal, tersedia chat pribadi dan grup yang mendukung panggilan suara, video, serta berbagi layar untuk penjelasan cepat. Kalender memudahkan penjadwalan rapat dengan fitur Scheduling Assistant, sementara tombol Meet Now memungkinkan pertemuan spontan tanpa proses panjang. S
aat rapat berlangsung, pengguna dapat mengatur kamera, mikrofon, efek latar, serta berbagi layar atau file presentasi. Semua dokumen yang dibagikan tersimpan di tab Files dan dapat disunting bersama secara real time, lengkap dengan riwayat versi untuk mengembalikan perubahan jika diperlukan. Kolaborasi terasa lebih terarah karena setiap keputusan, tautan, dan catatan penting dapat disimpan langsung di ruang obrolan atau kanal terkait.
6. Optimalkan Produktivitas dan Keamanan
Microsoft Teams mendukung produktivitas melalui integrasi berbagai aplikasi kerja seperti Planner untuk manajemen tugas, Power BI untuk analitik, Forms untuk survei, dan OneNote untuk pencatatan rapat. Aplikasi penting dapat ditempatkan sebagai tab di kanal agar diskusi, data, dan tugas berada dalam satu konteks. Pengaturan notifikasi dan status membantu menjaga fokus dengan hanya menampilkan pemberitahuan penting serta memungkinkan penetapan waktu tenang di luar jam kerja.
Dari sisi keamanan, kolaborasi lintas organisasi tetap aman bila izin dikelola dengan tepat. Tamu sebaiknya hanya diundang ke tim relevan, dokumen sensitif disimpan di lokasi dengan kontrol akses ketat, dan autentikasi berlapis diterapkan untuk mencegah penyalahgunaan. Setelah proyek berakhir, pencabutan akses yang tidak diperlukan memastikan data tetap terlindungi.
