Doran Corporate – Mengetahui dan memahami metode pengadaan barang dan jasa sangat penting bagi instansi atau organisasi yang ingin menjalankan kegiatan operasional secara efektif. Pemilihan metode yang tepat akan menentukan efisiensi proses pengadaan serta akuntabilitas pelaksanaan anggaran.
Dalam pelaksanaannya, setiap metode pengadaan telah diatur secara teknis dan legal, salah satunya seperti yang dijabarkan dalam Peraturan Bupati Tapin Nomor 18 Tahun 2020. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami setiap jenis metode yang berlaku berikut kriterianya.
Metode Pengadaan Melalui Penyedia
Salah satu bentuk umum dari pengadaan adalah melalui penyedia barang/jasa. Dalam hal ini, Anda akan memilih mitra usaha untuk menyediakan kebutuhan instansi sesuai spesifikasi dan anggaran. Beberapa metode utama yang berlaku di antaranya:
1. E-Purchasing
E-Purchasing adalah metode pengadaan yang dilakukan melalui sistem katalog elektronik. Anda dapat memilih barang atau jasa dari penyedia yang sudah terdaftar secara langsung dalam platform e-katalog. Metode ini dinilai cepat, transparan, dan minim risiko administratif.
Karena berbasis sistem, E-Purchasing memudahkan proses pemantauan dan pengendalian anggaran. Hal ini membuatnya sangat relevan digunakan oleh instansi yang mengutamakan efisiensi waktu serta kepatuhan terhadap regulasi digitalisasi layanan.
2. Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung merupakan metode pengadaan untuk kondisi tertentu, misalnya dalam keadaan mendesak atau jika hanya ada satu penyedia yang mampu memenuhi kebutuhan. Dalam situasi seperti ini, Anda dapat langsung memilih penyedia dan melakukan negosiasi teknis serta harga.
Metode ini juga diterapkan pada pekerjaan dengan spesifikasi khusus yang hanya bisa dilakukan oleh pemegang hak paten atau lisensi. Penggunaan penunjukan langsung harus disertai dengan dokumen pendukung yang memperkuat alasan pemilihannya.
3. Pengadaan Langsung
Pengadaan langsung dilakukan ketika nilai transaksi tidak melebihi Rp500.000.000. Dalam metode ini, Anda bisa melakukan komunikasi langsung dengan penyedia, tanpa perlu melalui tender atau penunjukan formal. Namun, dokumen seperti faktur, kuitansi, atau SPK tetap wajib disertakan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
Nilai pengadaan menjadi faktor pembeda dalam prosesnya. Untuk transaksi di bawah Rp30 juta, cukup dilakukan pembelian langsung. Sedangkan untuk nilai antara Rp30 juta hingga Rp500 juta, Anda tetap perlu menyusun dokumen resmi meskipun melalui agen tunggal atau distributor.
4. Tender dan Tender Cepat
Untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp500.000.000, metode yang berlaku adalah tender atau tender cepat. Proses ini melibatkan lebih banyak pihak dan tahapan seleksi. Anda harus memastikan bahwa penyedia memenuhi syarat administratif dan teknis sesuai standar UKPBJ.
Tender cepat umumnya dipakai untuk kebutuhan yang sudah ada dalam sistem, sementara tender reguler digunakan untuk proses lebih kompleks. Kedua metode ini memerlukan evaluasi menyeluruh oleh tim pengadaan agar hasilnya tepat sasaran.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Smarthome JETE: Solusi Pintar untuk Tingkatkan Efisiensi Bisnis Anda
Metode Pengadaan Jasa Konsultansi
Pengadaan jasa konsultansi juga memiliki karakteristik berbeda. Prosesnya harus melalui prakualifikasi agar penyedia memiliki kapasitas dan pengalaman yang sesuai. Anda dapat memilih tiga metode utama:
Penunjukan Langsung
Jika terdapat kondisi mendesak atau hanya satu penyedia yang memiliki kualifikasi, Anda dapat menggunakan penunjukan langsung. Biasanya metode ini diterapkan untuk jasa hukum, desain, atau pekerjaan dengan hak cipta tertentu. Selain itu, penunjukan langsung juga relevan dalam situasi perpanjangan kontrak dengan penyedia jasa konsultansi sebelumnya, selama hasil kerja dinilai memuaskan dan efisien dari sisi biaya.
Pengadaan Langsung dan SeleksiÂ
Untuk pengadaan konsultansi dengan nilai hingga Rp300.000.000, Anda bisa menggunakan metode pengadaan langsung. Proses ini tetap memerlukan dokumen SPK dan pertanggungjawaban teknis dari kedua belah pihak. Sementara seleksi digunakan untuk jasa konsultansi dengan nilai lebih dari Rp300.000.000. Prosesnya dilakukan melalui UKPBJ dengan memperhatikan dokumen teknis, pengalaman, serta metode kerja dari masing-masing peserta.
Metode Swakelola
Selain melalui penyedia, Anda juga bisa melakukan pengadaan melalui metode swakelola. Dalam metode ini, pekerjaan direncanakan dan dilaksanakan oleh instansi sendiri, menggunakan tenaga internal maupun pihak luar yang ditunjuk. Swakelola sering digunakan untuk kegiatan yang membutuhkan partisipasi masyarakat, pelatihan, riset, atau pengembangan sistem tertentu.
Penggunaan metode ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas internal serta efisiensi sumber daya yang tersedia. Agar pelaksanaannya efektif, pencapaian target fisik dan nonfisik harus dicatat dan dievaluasi secara berkala. Semua pembiayaan, tenaga kerja, serta penggunaan barang harus dilaporkan dengan transparan.
Pengadaan dalam Keadaan Darurat
Untuk kondisi luar biasa, seperti bencana alam atau gangguan pelayanan publik, Anda dapat menggunakan metode pengadaan dalam rangka penanganan keadaan darurat. Proses ini dilakukan tanpa penundaan dan ditujukan untuk keselamatan masyarakat. Dalam hal ini, pimpinan instansi dapat menunjuk penyedia terdekat atau penyedia yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan sejenis dengan cepat dan tepat. Penunjukan dilakukan berdasarkan pertimbangan teknis serta urgensi situasi di lapangan.
Baca Juga: 7 Alasan Apple Ecosystem Meningkatkan Produktivitas Anda
Penutup
Pemahaman atas berbagai metode pengadaan barang dan jasa sangat krusial bagi keberhasilan operasional sebuah instansi atau organisasi. Setiap metode memiliki kelebihan dan ketentuan yang harus Anda sesuaikan dengan kebutuhan aktual.
Dengan memilih metode pengadaan yang tepat, Anda tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga memastikan akuntabilitas dan transparansi dalam setiap proses belanja pemerintah. Untuk mendukung proses tersebut, pastikan Anda menggunakan peralatan pengadaan yang andal dan sesuai standar kebutuhan operasional.Â
Doran Corporate menyediakan berbagai perlengkapan dan solusi teknologi terbaik untuk menunjang sistem pengadaan Anda, mulai dari perangkat kerja, sistem presentasi, hingga alat dokumentasi.
Pesan berbagai peralatan pengadaan untuk perusahaan Anda di Doran Corporate. Hubungi kami langsung via WhatsApp sekarang!Â
