Doran Corporate – ISO, singkatan dari International Organization for Standardization (Organisasi Internasional untuk Standardisasi), adalah suatu sistem standar internasional yang mengatur berbagai aspek seperti Standar Manajemen Mutu, Manajemen Lingkungan, dan lain-lain. penerapan ISO juga memberikan nilai prestise yang dapat meningkatkan kepercayaan pihak eksternal terhadap perusahaan. Lalu bagaimana cara mendapatkan Sertifikat ISO?
Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO
Untuk memperoleh sertifikat ISO, disarankan agar sebuah perusahaan telah beroperasi selama minimal 3 bulan. Dalam kurun waktu tersebut, perusahaan diharapkan sudah memiliki sistem atau proses yang dapat dievaluasi oleh konsultan ISO.
Bagi pemilik usaha, periode ini juga mempermudah langkah selanjutnya, yaitu menentukan standar ISO yang sesuai, karena struktur, sistem, dan budaya kerja perusahaan telah terbentuk.
Untuk mendapatkan sertifikasi ISO, Anda bisa mengikuti cara di bawah ini:Â
- Tentukan jenis ISO yang akan diterapkan, seperti kualitas produk, keamanan siber, manajemen lingkungan, atau standar kesehatan dan keselamatan.
- Bentuk tim kerja yang terdiri dari ketua proyek dan anggota tim, dengan minimal satu anggota berasal dari pimpinan departemen atau manajemen puncak.
- Ikuti pelatihan sertifikasi ISO dari lembaga yang terpercaya dan memiliki lisensi resmi, seperti Premysis Consulting, GoSafe Academy, Food Safety-Quality, dan Leadership Service-Quality.
- Bisa juga hubungi konsultan ISO untuk membantu dalam proses pengurusan sertifikasi.Â
- Melakukan gap analysis untuk mengidentifikasi sistem yang belum ada dalam perusahaan.
- Membuat dokumentasi selama proses pengurusan ISO untuk memenuhi persyaratan regulasi.
- Melakukan implementasi sistem manajemen ISO selama minimal 3 bulan.
- Melakukan audit internal dan tinjauan manajemen secara berkala.
- Memilih badan sertifikasi ISO yang terakreditasi.
- Mengikuti audit sertifikasi oleh auditor independen yang akan mengevaluasi keefektifan sistem manajemen.
- Jika lulus audit, perusahaan akan diberikan sertifikat ISO.
- Setelah menerapkan sertifikat ISO, lakukan pengawasan dan audit internal secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap ketentuan ISO.
- Sosialisasikan penerapan ISO kepada karyawan perusahaan untuk memastikan pemahaman dan dukungan dalam menjalankan standar ISO.
Baca juga: Mengenal Apa Itu ISO: Jenis, Tujuan, dan Manfaatnya untuk PerusahaanÂ
Berapa Lama Proses Audit Sertifikasi?
Durasi audit ditentukan oleh lingkup dan bidang pekerjaan yang sedang diaudit. Secara umum, audit ISO dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama (stage 1) bertujuan untuk memeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi. Tahap kedua (stage 2) dilakukan untuk memeriksa pemenuhan persyaratan implementasi secara keseluruhan
Waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahap audit dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas dan ukuran perusahaan, serta kepatuhan terhadap persyaratan ISO yang sedang dievaluasi. Auditor akan melihat kebijakan, prosedur, dokumen, dan melakukan wawancara dengan karyawan untuk memastikan pemahaman dan implementasi yang tepat.
Sebagai informasi tambahan, lamanya waktu audit juga dapat dipengaruhi oleh jumlah sumber daya yang tersedia, tingkat kesiapan perusahaan dalam menjalankan sistem manajemen ISO, serta tingkat kerumitan dan kematangan sistem yang telah diimplementasikan. Sehingga, durasi audit dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor yang terkait dengan perusahaan dan proses implementasi ISO yang sedang dievaluasi.
Baca juga: 7 Prosedur dan Cara Mendapatkan Label SNI
Standar Kelulusan Sertifikasi ISO
Untuk memperoleh sertifikat ISO, organisasi Anda akan dinyatakan lulus jika tidak ada temuan yang bersifat fatal atau “major”. Temuan major dapat terjadi jika sistem tidak berjalan sama sekali atau ada persyaratan ISO 9001 yang tidak diterapkan tanpa alasan yang jelas.
Selain temuan major, ada juga temuan minor dan observasi. Temuan minor terjadi jika organisasi hanya tidak konsisten dalam menjalankan sistem atau hanya menerapkan sebagian persyaratan yang seharusnya dijalankan. Sementara itu, temuan observasi adalah saran-saran perbaikan yang tidak mengakibatkan kegagalan, tetapi hanya membutuhkan perbaikan kecil.
Dengan demikian, untuk memperoleh sertifikat ISO, penting bagi organisasi Anda untuk menjalankan sistem secara konsisten dan menerapkan semua persyaratan ISO dengan baik. Jika ada temuan minor atau observasi, perbaikan kecil dan saran-saran perbaikan dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas sistem manajemen.
Baca juga: Mengenal Sertifikat Postel untuk Perangkat Elektronik
Masa Berlaku Sertifikat ISOÂ
Umumnya, sertifikat ISO memiliki masa berlaku selama 3 tahun. Setelah melewati periode tersebut, sertifikat ISO akan kedaluwarsa dan perlu dilakukan perpanjangan dan reassessment atau penilaian ulang. Namun, ada juga sertifikat ISO yang berlaku secara tahunan karena bidang kerjanya lebih dinamis.
Selain itu, jika selama proses pengecekan dan pemantauan ditemukan ketidaksesuaian dengan standarisasi yang ada, sertifikat ISO yang seharusnya berlaku selama 3 tahun dapat ditangguhkan.
Berikut adalah rincian masa berlaku sertifikasi ISO yang umum:
- Sertifikat ISO 9001:2015 berlaku selama 3 tahun.
- Sertifikat ISO 27001:2013 berlaku selama 3 tahun.
- Sertifikat ISO 45001:2018 berlaku selama 3 tahun.
- Sertifikat ISO 14001:2015 berlaku selama 3 tahun.
- Sertifikat ISO 22000:2018 berlaku selama 3 tahun.
- Sertifikat ISO 37001:2016 berlaku selama 3 tahun.
Namun, perlu dicatat bahwa sertifikat-sertifikat tersebut hanya merupakan contoh umum yang banyak dibutuhkan oleh berbagai jenis badan usaha. Setiap enam bulan atau setahun, akan dilakukan audit ulang untuk memastikan implementasi ISO berjalan dengan baik sesuai dengan standarisasi yang berlaku.
Sertifikat ISO tidak berlaku secara permanen karena kondisi badan usaha atau organisasi cenderung dinamis dan terus mengalami perubahan. Oleh karena itu, sertifikat perlu diperbarui secara berkala dan disesuaikan dengan standar yang berlaku.