Doran Corporate – Pengadaan barang dan jasa dalam sebuah perusahaan maupun instansi menjadi hal yang penting. Dalam hal ini, perusahaan atau instansi harus menghitung berapa biaya yang harus dikeluarkan secara tepat. Termasuk penyediaan dokumen yang diperlukan.
Seiring perkembangan zaman, pengadaan atau procurement dapat dilakukan secara online lewat e-procurement. Lantas, apa itu e-procurement dan manfaatnya bagi perusahaan maupun instansi saat melakukan pengadaan barang? Selengkapnya bisa Anda simak dalam artikel kali ini sampai tuntas.
Apa Itu e-Procurement?
Secara umum e-procurement adalah akronim dari ‘electronic procurement’. Hal itu merujuk pada proses pengadaan barang, jasa, atau kontrak melalui platform digital atau internet dan dilakukan secara online. Dalam e-procurement, proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pengiriman dokumen, negosiasi, pengajuan penawaran, dan evaluasi, dilakukan secara elektronik.
Penerapan e-procurement dimulai sejak akhir tahun 1990-an dan awal tahun 2000-an. Namun, penggunaannya secara luas mulai berkembang pada tahun-tahun berikutnya seiring dengan perkembangan teknologi dan akses yang lebih luas terhadap internet.
Pada awalnya, e-procurement umumnya digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki sumber daya dan infrastruktur teknologi yang memadai. Saat ini, penggunaannya semakin massif di berbagai perusahaan, vendor hingga instansi pemerintahan dalam pengadaan barang.
Baca juga: Apa Itu Proyek Tender Pemerintah? Ini Penjelasannya!
Beda e-Porcurement dengan Procurement Konvensional
Lantas apa perbedaan antara procurement konvensional dengan e-procurement? Tentu Anda harus mengetahuinya. Secara umum, keduanya memiliki perbedaan dari segi prosesnya dan bentuk persyaratan yang diperlukan nantinya. Perbedaan konvensional dan e-procurement adalah sebagai berikut:
| Aspek | Procurement Konvensional | e-procurement |
| Pencarian Vendor | Manual | Tersedia dalam kontak yang ada di aplikasi maupun website. |
| Pendaftaran Vendor | Dilakukan manual dan harus mempersiapkan proses pendaftaran, tempat, dokumen, dan syarat lainnya | Pendaftaran online dan dalam hal ini panitia hanya melakukan pemantauan dan mengecek vendor yang terdaftar. Vendor harus melakukan login. |
| Meeting Pengadaan | Rapat dilakukan dengan bertatap muka langsung. | Dilakukan online menggunakan platform meeting online. |
| Berkas Pengadaan | Dokumen berbentuk hard copy dan terdiri dari berlembar-lembar kertas. | File yang diperlukan dapat berbentuk digital seperti PDF/JPEG. Tentu ini lebih ramah lingkungan. |
| Pemesanan Produk | Berlaku hanya pada jam dan hari kerja saja. Baik vendor maupun pembeli perlu melakukan kesepakatan. | Bisa kapan saja dan dimana saja secara online selama 24/7. |
| Administrasi | Lebih kompleks karena memerlukan persetujuan berkas dan tandatangan dalam bentuk dokumen kertas. | Persetujuan dilakukan online dan kapan saja. Perusahaan juga dapat memantau produk lewat dashboard. |
| Transaksi Pembayaran | Transaksi dilakukan di awal pemesanan produk. | Transaksi lebih banyak pilihan. Bisa dengan skema cicilan maupun pembayaran di akhir setelah perusahaan menerima produk dari vendor. |
| Pengiriman | Perusahaan tidak bisa memantau produk yang dikirimkan. | Perusahaan dapat memantau produk yang dikirim. Di sini dapat bekerjasama dengan pihak ekspedisi dalam pemantauan lewat aplikasi khusus. |
Baca juga: 7 Langkah Mudah Menyelesaikan Pitching Client dengan Baik
Manfaat Bagi Perusahaan
Pengadaan secara online memberikan banyak manfaat. Terutama bagi perusahaan besar yang ingin mendapatkan hasil terbaik tanpa harus mengeluarkan biaya besar. Adapun manfaat e-procurement adalah sebagai berikut:
- Lebih efisien dalam hal pemesanan produk kepada supplier. Sebab semuanya dilakukan secara elektronik dari mana saja dan kapan saja.
- Pengelolaan stok barang dan produk menjadi lebih baik. Di sini, Anda bisa melihat dan memantau stok yang ada, permintaan produk, pengaturan pembelian, hingga memprediksi produk yang diperlukan.
- Lebih aman dan nyaman dalam melakukan transaksi maupun pembayaran ke pihak supplier. Transaksi yang dibayarkan juga dapat dilacak dengan mudah.
- Perusahaan lebih mudah dalam mengontrol pengeluaran pembelanjaan dengan software yang ada. Dengan begitu, ini bisa menghindari terjadinya KKN.
- Mengelola kinerja dan memantau laporan keuangan lebih mudah. Sehingga memudahkan perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan.
Itu dia ulasan singkat mengenai apa itu e-procurement, tahapan, hingga manfaatnya. Dengan adanya platform ini nantinya perusahaan di Indonesia tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi saja, melainkan juga menambah kredibilitas dan tingkat kepercayaan di masyarakat.
Semoga bermanfaat!